1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest HEMATEAM-VET spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą przy ul. Jana Kazimierza 29 lok. U3, 01-248 Warszawa, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców KRS pod numerem 0000933897, NIP: 1182231957, REGON: 52051785800000.

2. Zakres i źródła danych

Możemy przetwarzać dane osobowe przekazane przez użytkownika w związku z:

• korzystaniem ze strony internetowej,
• kontaktem telefonicznym, e-mailowym lub przez media społecznościowe,
• umawianiem wizyt, w tym przez zewnętrzny system rezerwacji,
• obsługą pacjentów i opiekunów zwierząt,
• wystawianiem dokumentów księgowych,
• obroną przed roszczeniami lub dochodzeniem roszczeń,
• korzystaniem z narzędzi statystycznych i funkcjonalnych obecnych na stronie.

W zależności od celu mogą to być w szczególności:

• imię i nazwisko opiekuna zwierzęcia,
• adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny,
• dane do faktury,
• dane związane z umówieniem i realizacją wizyty,
• dane dotyczące zwierzęcia podane przez opiekuna,
• treść korespondencji i zgłoszeń,
• dane techniczne związane z korzystaniem z serwisu, w tym informacje zapisywane w plikach cookies.

3. Cele i podstawy przetwarzania danych

Kontakt i obsługa zapytań

Dane przetwarzamy w celu udzielenia odpowiedzi na wiadomość, obsługi kontaktu oraz prowadzenia dalszej komunikacji związanej ze zgłoszoną sprawą.

Podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze korespondencji i komunikacji z użytkownikami.

Umawianie i organizacja wizyt

Dane przetwarzamy w celu przyjęcia zgłoszenia, organizacji wizyty, potwierdzania terminów, przekazywania informacji organizacyjnych oraz zapewnienia prawidłowej obsługi pacjenta i jego opiekuna.

Podstawą przetwarzania jest podjęcie działań przed zawarciem umowy lub wykonanie umowy, a w odpowiednich przypadkach także prawnie uzasadniony interes Administratora.

Wykonanie obowiązków prawnych

Dane mogą być przetwarzane w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności podatkowych, rachunkowych oraz związanych z dokumentowaniem świadczonych usług.

Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń

Dane mogą być przetwarzane również w celu zabezpieczenia interesów Administratora na wypadek sporów i roszczeń.

Statystyka, bezpieczeństwo i poprawne działanie strony

Dane techniczne, w tym informacje przechowywane w plikach cookies, mogą być przetwarzane w celu zapewnienia prawidłowego działania serwisu, bezpieczeństwa, utrzymania sesji, pomiarów statystycznych oraz usprawniania strony.

Strona może korzystać z narzędzi analitycznych, w szczególności Google Analytics, wdrożonych lub zarządzanych z użyciem Google Site Kit.

4. Narzędzia i usługi zewnętrzne

Serwis może korzystać z usług i technologii podmiotów trzecich, które wspierają działanie strony, pomiar statystyk, prezentację treści oraz obsługę funkcji dodatkowych.

W szczególności mogą to być:

• Google Analytics / Google Site Kit – do analizy ruchu i statystyk odwiedzin,
• Google Fonts – do wyświetlania krojów pisma,
• Google Maps – jeśli na stronie wykorzystywana jest mapa lub funkcje mapowe,
• Vetineo – jako zewnętrzny system lub widget związany z rezerwacją wizyt i funkcjami dla klientów.

Korzystanie z tych usług może wiązać się z przekazywaniem danych technicznych, takich jak adres IP, dane przeglądarki, identyfikatory plików cookies lub informacje o interakcji ze stroną.

5. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Administratora w prowadzeniu serwisu i działalności, w szczególności:

• dostawcom hostingu, poczty elektronicznej i usług IT,
• podmiotom zapewniającym obsługę strony internetowej i jej bezpieczeństwo,
• dostawcom narzędzi do rezerwacji wizyt lub obsługi komunikacji z klientami,
• dostawcom narzędzi statystycznych i technologii internetowych,
• biuru rachunkowemu i kancelariom doradczym, jeśli jest to niezbędne,
• podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

Jeżeli użytkownik przechodzi do zewnętrznego systemu rezerwacji wizyt, dalsze przetwarzanie danych może odbywać się również zgodnie z zasadami tego zewnętrznego dostawcy.

6. Okres przechowywania danych

• dane z korespondencji – przez czas niezbędny do obsługi sprawy, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń,
• dane związane z realizacją usług i wizyt – przez czas niezbędny do ich obsługi oraz przez okres wymagany przepisami prawa,
• dane księgowe – przez okres wymagany przez przepisy podatkowe i rachunkowe,
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu jej wycofania lub utraty przydatności celu,
• dane techniczne i cookies – zgodnie z okresem życia danego pliku, ustawieniami przeglądarki lub do czasu ich usunięcia przez użytkownika.

7. Prawa osoby, której dane dotyczą

Użytkownikowi przysługuje, w przypadkach przewidzianych prawem, prawo do:

• dostępu do danych,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
• wycofania zgody w dowolnym momencie, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

8. Mechanizm zgód cookies

Strona korzysta z narzędzia do zarządzania zgodą na pliki cookies i podobne technologie. Użytkownik może zaakceptować wszystkie kategorie, odrzucić zbędne pliki cookies lub zmienić ustawienia preferencji w dowolnym momencie.

Zgody i ustawienia cookies mogą być obsługiwane przez rozwiązanie Complianz lub inne narzędzie wdrożone przez Administratora.

9. Przekazywanie danych poza EOG

Administrator dąży do tego, aby dane były przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Jeżeli jednak niektóre narzędzia zewnętrzne wykorzystywane na stronie przekazują dane poza EOG, odbywa się to z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń wymaganych przepisami prawa.

10. Zmiany Polityki prywatności

Administrator może aktualizować niniejszą Politykę prywatności w przypadku zmiany przepisów prawa, zakresu świadczonych usług, stosowanych narzędzi lub sposobów przetwarzania danych.